各學院：

　　為確保我校2020屆畢業研究生的檔案歸檔及時有效、規范完整，根據學校檔案館要求，現將有關事項通知如下：

　　一、學位檔案歸檔方式

　　1.根據學位授予時間分批次進行

　　自2020屆畢業研究生起，檔案根據學位授予時間分批次整理，分為6月、9月、12月三個批次，根據不同批次的研究生檔案分卷表分類進行。

　　2.根據培養內容分類進行

　　自2020屆畢業研究生起，檔案根據研究生招生、培養、學位、學科等內容分類整理，不再以學生為單位匯總全部檔案材料進行。

　　3.根據研究生培養層次和培養類型分類進行

　　研究生根據培養層次和培養類型分為學術型博士、學術型碩士、專業型碩士三種，研究生學位檔案也依據此類別分別歸檔。

　　二、學位檔案歸檔材料清單

　　1.招生2020屆畢業碩博研究生錄取登記表 （紙質版蓋章原件）

　　2.培養2020屆畢業碩博研究生課程成績單（紙質版蓋章原件）

　　3.學位 2020屆研究生學位申請書（紙質版蓋章原件）

　　三、紙質資料歸檔要求

　　1.按照招生、培養、學位不同類別檔案材料中的《2020屆**月授予學位研究生檔案分卷表》對2020屆畢業研究生檔案進行分卷，詳見附件中不同類別的檔案分卷表。

　　2.分卷時請嚴格按照相應《2020屆**月授予學位研究生檔案分卷表》中的學生名單順序進行。

　　以《研究生學位申請書》（每個學生申請書大約8-9頁）為例，分卷表中“檔案號”欄標注了以學院為單位每6-7個研究生為一卷的檔案號，每卷檔案頁碼大約50-70頁。后一欄的“頁碼”欄需標注以每個相應檔案號排序的學生學位申請書起始頁的頁碼。

　　每個案卷須用鉛筆在紙質檔案材料每頁（帶字頁，正反面）右下角編頁碼（對有字頁編頁碼，無字頁忽略），每個案卷從1-n頁；每個案卷須用鉛筆在每卷起始頁下方中間寫檔案號（例：2020-JX1216-1）。每份檔案材料須加蓋二級學院紅章。

　　3.《2020屆**月授予學位研究生檔案分卷表》中研究生名單分為博士、學碩和專碩三類，招生、培養、學位類均有不同的檔案號，如《研究生錄取登記表》博士檔案號為2020-JX1113-，碩士為2020-JX1213-，《研究生成績單》博士為2020-JX1114-，碩士為2020-JX1214-，《研究生學位申請書》博士為2020-JX1116-，碩士為2020-JX1216-，每個學院均是博士單獨立卷，先學碩后專碩分卷，根據檔案號順序進行檔案組卷整理。

　　4.紙質資料中的訂書釘（尤其是金屬制的）須全部摘除、啟掉。

　　5.研究生檔案資料均為原件且完整齊全無破損，如有缺失材料請寫明原因并由單位負責人簽章。

　　四、紙質檔案材料提交時間和地點

　　紙質材料提交時間：4月底前

　　提交地點：

　　招辦歸檔聯系人：張老師82617761 燕山辦公樓421

　　培養歸檔聯系人：譚老師82911793 燕山辦公樓425

　　學位歸檔聯系人：郝老師88525292 燕山辦公樓442

　　研究生院

　　2021年4月11日