重慶理工大學2021屆畢業研究生檔案封裝和寄發通知

　　各學院（中心）：

　　2021屆畢業研究生學籍檔案封裝和寄發工作本周進行。

　　請各學院（中心）到研究生院領取裝檔案的材料，自行安排地點封裝后，交回研究生院寄發。

　　1.須裝進檔案的文檔材料：

　　（1）本科檔案（在研究生院領取）

　　（2）中期考核表（在研究生院領取）

　　（3）畢業生登記表（在研究生院領取）

　　（4）學位申請書（在研究生院領取）

　　（5）報到證白色聯（招就處已發放）

　　（6）黨員檔案

　　2.其他耗材（在研究生院領取）：

　　（1）塑料檔案袋外袋

　　（2）封條（外袋封口處騎縫粘貼）

　　（3）打印好的快遞單

　　3.封裝順序（請嚴格按以下順序封裝，避免錯漏）

　　（1）取出檔案袋中的《檔案材料清單》，核對和在清單上勾選新增的2-6項，按學號匯總后交研究生院（檔案材料清單不裝入檔案中）

　　（2）清理1-6項材料，裝入紙質檔案袋中。反復核對和檢查，材料有無裝錯裝漏

　　（3）檔案袋封口處用膠水粘貼，騎縫蓋“重慶理工大學密封章”后，裝入塑料檔案袋外袋。

　　（4）外袋封口處騎縫貼封條，騎縫蓋“重慶理工大學密封章”。

　　（5）學生上交的調檔函中，明文要求必須貼到檔案外包裝上的標簽，要剪下來貼在檔案袋顯眼處。

　　（6）將快遞單第一、二聯剪下，貼在檔案袋外袋的粘貼處，第三聯學院保存備查。

　　（7）檔案按照學號排序后交回研究生院。

　　4.要返回研究生院的材料

　　（1）匯總表紙質版簽字蓋章。

　　（2）《檔案材料清單》，核對后如實勾選新增的材料，按學號排序。

　　（3）延期畢業、延期授位的學生檔案。

　　5.注意事項

　　（1）快遞單有地址修改的，不能在原單子上直接涂寫，只能重新提交檔案地址交研究生院。

　　（2）檔案只能寄發到單位，不得寄發到學生或其他個人手中。

　　（3）安排工作時特別注意，學生本人不得接觸和封裝自己的檔案。

　　（4）檔案中內袋和外袋的蓋章都要蓋騎縫章，否則收件單位會拒收。

　　（5）檔案為學生重要材料，請認真對待，反復核查，避免錯裝、漏裝。裝檔負責人為各學院研究生輔導員，為學生檔案封裝負責。學生為自己檔案寄發地址負責。

　　6.寄發時間

　　（1）7月5日將檔案交回研究生院，統一寄發。

　　（2）EMS單號將以電子表格形式發給各學院。

　　研究生院

　　2021年7月1日