華中師范大學關于做好2021屆畢業研究生檔案整理寄送工作的通知

　　各培養單位：

　　畢業生檔案整理和寄送工作是畢業生離校工作的重要環節。按照檔案館畢業工作要求，同時為深入推進校院兩級管理體制改革，理順檔案工作體制機制，確保我校畢業研究生檔案及時、準確寄往各相關單位，現將檔案整理、寄送及后續有關工作通知如下：

　　一、畢業研究生人事檔案整理轉遞工作流程

　　（一）學院領取相關檔案材料

　　1.領取材料內容：

　　（1）報考登記表；（2）復試考核表；（3）學籍登記表；

　　2.領取時間地點：6月15--17日,研究生院一樓檔案室

　　3.領取相關材料必須簽字確認；

　　（二）學院整理檔案材料：

　　1.畢業研究生檔案材料目錄

　　2.整理基本要求

　　（三）學院轉遞檔案至檔案館：

　　1.時間地點：6月28日--6月30日（三天），檔案館二樓211室

　　2.要求：

　　（1）按照統一安排的時間轉遞檔案材料

　　（2）檔案材料分別按博士、碩士學號從小到大排列；

　　（3）定向、委培、少數民族骨干計劃研究生，需在檔案袋上注明類別；

　　特別提醒：檔案館要求按時完成檔案轉遞工作，未按時提交檔案的培養單位，后果由該培養單位承擔，如果在規定時間內無法提交檔案，請向檔案館聯系調整。

　　二、定向培養研究生人事檔案工作安排

　　（一）學院檔案負責人將研究生人事檔案統一移交檔案館，研究生院檔案室對接檔案館，領回定向培養畢業研究生人事檔案（少數民族骨干計劃非在職研究生檔案由檔案館直接寄送，不領回）。

　　（二）研究生院檔案室根據研究生提供的與定向培養協議相符的工作單位信息，通過中國郵政“EMS”方式郵寄檔案至畢業生工作單位。

　　三、幾種特殊類型非全日制研究生人事檔案工作安排

　　（一）類型：公費師范生、同等學力申請碩士學位、在職單證碩士

　　（二）人事檔案：由學院整理完整后，粘貼密封條并蓋章，按照畢業生提供的檔案郵寄地址通過中國郵政“EMS”方式郵寄檔案；

　　四、畢業研究生業務檔案工作安排

　　所有畢業研究生業務檔案于2021年10月另行提交研究生院檔案室，時間地點另行通知。

　　五、其他注意事項

　　（一）嚴肅檔案管理紀律。

　　1.各培養單位要高度重視檔案工作，必須指定一名研究生秘書或輔導員作為畢業生檔案整理寄送工作的專門負責人，根據檔案整理要求和時間進度表，完成本單位畢業研究生檔案整理和寄送工作；

　　2.不得委派研究生單獨領取、整理和寄送學生檔案。

　　3.各種檔案材料的轉遞需要清單明確，負責老師簽字確認。

　　4.嚴格執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全，嚴禁擅自涂改、偽造，嚴禁為他人改動檔案信息提供方便，嚴禁本人查閱或借用本人及直系親屬檔案。

　　（二）規范檔案產生過程

　　1.確保檔案材料必須完整齊全；

　　2.確保檔案簽章完整規范；

　　3.確保檔案內簽字規范：黑色。